QInvoice Faut-il cocher « Inclure les encaissements » dans l'export comptable ?
Cochez-la si votre comptable veut aussi vos règlements. L'export ajoute alors au fichier FEC un second journal, EN (« Encaissements ») : chaque règlement daté de la période, quelle que soit la date de sa facture, au débit de la banque (512) ou de la caisse (530) pour les espèces, et au crédit du compte client. La case est cochée par défaut.
Ce que la case ajoute
Sous « Inclure les encaissements », l'écran précise : « Un second journal : les règlements reçus sur la période, pour le lettrage. »
Pour chaque règlement enregistré sur une facture et daté de la période :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 512 Banque (ou 530 Caisse pour un paiement en espèces) | montant | |
| 411 client, avec son compte auxiliaire | montant |
Le libellé commence par « Règlement », suivi du numéro de facture, du client et de la référence du paiement si vous l'avez saisie. Les écritures sont numérotées EN000001, EN000002…
Ce qu'il faut savoir
- C'est la date du règlement qui compte, pas celle de la facture. Une facture de juin payée en juillet apparaît dans le journal des ventes de juin et dans le journal des encaissements de juillet. Son PDF n'est joint qu'à l'export de juin.
- Seuls les règlements enregistrés dans QInvoice sont exportés. Un virement reçu mais pas saisi sur la facture n'y est pas.
- Espèces : seul le moyen de paiement « espèces » va en caisse (530) ; tous les autres vont en banque (512).
- Un export peut ne contenir que des encaissements, si des règlements tombent dans la période mais aucune facture.
Faut-il la cocher ?
Si votre comptable reçoit déjà vos relevés bancaires et passe lui-même les règlements, demandez-lui : les importer deux fois les doublerait. S'il lettre les comptes clients à partir de vos données, cochez-la.
Pourquoi un journal séparé
Facturer et encaisser sont deux événements, à deux dates. Les garder dans deux journaux permet au comptable de lettrer chaque facture avec son règlement, et de voir d'un coup d'œil ce qui reste dû.
Mis à jour le 30 septembre 2026.